E-Voorraad, E-Order en E-Factuur onder Windows

De volgorde van de ontvangst van de goederen en de ontvangst van de factuur kunnen verschillen. We gaan er nu vanuit dat de goederen steeds eerst worden ontvangen en daarna de factuur. Daarnaast gaan we voor financiële verwerking hiervan gebruik maken van E-Account.

De registratie van de kwantitatieve goederenstroom gebeurt aan de inkoopzijde via E-Voorraad. De verwerking van de voorraadadministratie door de goedkope boekhouders Rotterdam aan de inkoopzijde verloopt in drie stappen:
1. het registreren van de bestelling;
2. het registreren van de ontvangst van de goederen;
3. het registreren van de ontvangst van de facturen.

Daarna zullen we een koppeling maken tussen E-Voorraad en de financiële administratie in E-Account.

De kwantitatieve voorraadregistratie zal het management veel inzicht verschaffen in bestelgrootte, levertijd en dergelijke. Het is echter minstens zo belangrijk dat de hele afwikkeling van de voorraadadministratie in het financiële gedeelte van de administratie goed verloopt.

De koppeling tussen de kwantitatieve voorraadadministratie en de financiële administratie loopt via de artikelgroepen. E-Voorraad moet je namelijk zien als een extra comptabele registratie van de voorraden. Met extra comptabel bedoelen we dat de registratie buiten de financiele boekhouding plaatsvindt. Om de voorraadmutaties die met E-Voorraad zijn geregistreerd te verwerking in de financiële administratie van E-Account moet er een koppeling gemaakt worden met dit pakket. Deze koppeling loopt via de artikelgroepen. We zullen daar een aantal grootboekrekeningen moeten invoeren die voor de koppeling met het financiële pakket zorgen. We maken hierbij onderscheid tussen artikelen en artikelgroepen.

Een artikelgroep is een verzameling van gelijksoortige artikelen. Als je bijvoorbeeld verschillende soorten Franse wijnen verkoopt, kun je deze verzamelen in de artikelgroep Franse wijnen. Door middel van de artikelgroep(-en) wordt, zoals reeds opgemerkt, de koppeling gemaakt met de financiële administratie. De aan de artikelgroep(-en) gekoppelde grootboekrekeningen zullen ervoor zorgen dat in E-Account de journaalposten worden gemaakt.

Je zult dus elke type Franse wijn dat je als artikel aanmaakt, moeten koppelen aan de artikelgroep Franse wijnen. Hiermee kun je dan de aansluiting tussen de voorraadadministratie en de financiële administratie controleren. De voorraadlijst die je in E-Voorraad kunt uitdraaien, bestaat uit de verschillende artikelen in aantallen die worden vermenigvuldigd met de VVP.

Deze lijst moet dan per artikelgroep aansluiten bij de bijbehorende grootboekrekening. De artikelgroep Franse wijnen heeft bijvoorbeeld een totale waarde van €15.315 (aantallen x VVP). Dit bedrag zul je dan ook in de financiële administratie terug moeten vinden op grootboekrekening 700 Voorraad Franse wijnen.

Bestellen

De kwantitatieve voorraadadministratie die we met behulp van E-Voorraad gaan voeren, gaat verder dan alleen een registratie van de werkelijk aanwezige voorraden. Doordat we ook de bestellingen (=inkooporders) aan de inkoopkant en in een later stadium ook de verkooporders gaan vastleggen, kunnen we zien of de voorraden die aanwezig zijn voldoende groot zijn. Zo kunnen we zien of we een bestelling van een klant straks direct kunnen afleveren. Indien we namelijk bij de werkelijk aanwezige voorraad ook de bestellingen bij onze leveranciers tellen, hebben we inzicht in de tijdige beschikbaarheid van de noodzakelijke goederen. Hierbij dient uiteraard wel rekening te worden gehouden met de verschillende leverdata.

Exact biedt de mogelijkheid via het menu Voorraad&Inkoop van E-Voorraad een overzicht op te vragen van de artikelen waarvan de voorraad moet worden aangevuld. Dit gebeurt aan de hand van de voorraadgegevens en een besteladviesformule. Zo’n overzicht wordt de besteladvieslijst genoemd. De besteladviesformule wordt bepaald door de omvang van de werkelijk aanwezige voorraad, de minimumvoorraad en de maximumvoorraad. Deze formule dient vooraf ingegeven te worden.

 

Waarom Boekhouden?

Boekhouden en je administratie op orde houden. Bij de meeste ondernemers staat dit niet als eerste op hun to do lijst. Dit neemt niet weg dat het voor een bedrijf ontzettend belangrijk is om financieel de zaken op een rijtje te hebben. Als je als beginnend ondernemer de bedrijfsadministratie zelf zou willen doen kan dat veel tijd kosten. Het werk vereist oog voor detail en alles goed leren en bijhouden duurt nou eenmaal even.
Daarom kiezen veel ondernemers ervoor om dit uit te besteden. Het voordeel hiervan is dat de administratie nu wordt gedaan door professionals die hier speciaal voor zijn opgeleid. Het kost wat maar het is begrijpelijk dat veel ondernemers dit er graag voor over hebben.